Cara Generate Mapel, Buat Rombel, dan Susun Jadwal PTK di EMIS GTK DEV Kemenag Terbaru

Sejak munculnya EMIS GTK versi terbaru, banyak operator madrasah mulai “pemanasan” lebih awal sebelum sistem ini benar-benar diwajibkan. Bukan tanpa alasan, karena proses aktivasi madrasah di sistem ini ternyata cukup detail dan tidak bisa asal klik.

Salah satu bagian yang paling sering bikin berhenti di tengah jalan adalah ketika menu aktivasi belum bisa dicentang penuh. Biasanya, masalahnya ada di jadwal mengajar yang belum lengkap, rombel yang belum masuk, atau mapel yang belum di-generate.

Seperti yang diungkapkan salah satu operator, “Data PTK sudah aman, kepala madrasah juga sudah, tapi jadwal mengajar ini yang bikin mentok.” Pernyataan ini terasa sangat nyata, karena memang di sinilah letak inti pekerjaan sebenarnya dimulai.

Kalau kamu sedang ada di posisi itu, penting untuk memahami alur lengkapnya. Karena di EMIS GTK baru, semuanya saling terhubung—tidak bisa loncat-loncat.

Apa saja syarat aktivasi madrasah di EMIS GTK baru

Jawaban paling mendasar, ada tiga komponen utama yang harus terpenuhi sebelum madrasah bisa diaktivasi di sistem ini.

Ketiga komponen ini bukan sekadar formalitas, tapi benar-benar menjadi indikator kesiapan data secara menyeluruh.

1. Data PTK harus sudah valid
Ini biasanya yang paling awal dibereskan. Mulai dari sinkronisasi hingga validasi data guru.

2. Jadwal mengajar harus lengkap
Di sinilah banyak yang belum selesai. Karena setiap guru harus memiliki jadwal yang sesuai dengan rombel dan mapel.

3. Data kepala madrasah harus sesuai
Meski terlihat sederhana, bagian ini juga sering bermasalah, terutama jika ada pergantian kepala sekolah yang belum sepenuhnya sinkron.

Ketika ketiga bagian ini sudah ditandai centang hijau, barulah status aktivasi bisa diajukan ke tingkat kabupaten atau kota.

Bagaimana cara generate mata pelajaran di EMIS GTK

Langkah pertama yang perlu dilakukan sebelum menyusun jadwal adalah generate mata pelajaran. Tanpa ini, pilihan mapel tidak akan muncul saat membuat jadwal.

Secara sederhana, generate mapel adalah proses “memunculkan” daftar mata pelajaran sesuai kurikulum yang digunakan di madrasah.

1. Masuk ke menu kurikulum
Di sini kamu akan menemukan opsi untuk generate mapel.

2. Pilih kurikulum yang digunakan
Jika madrasah menggunakan lebih dari satu kurikulum, misalnya Kurikulum Merdeka dan K13, maka keduanya harus di-generate.

3. Lakukan generate dan cek hasilnya
Setelah digenerate, biasanya pilihan mapel akan langsung tersedia di sistem.

Hal menarik di sini adalah, jika sudah digenerate, opsi tersebut biasanya tidak muncul lagi. Artinya sistem menganggap proses tersebut sudah selesai.

Pengalaman di lapangan juga menunjukkan bahwa banyak yang lupa generate untuk dua kurikulum sekaligus. Akibatnya, saat menyusun jadwal, mapel tertentu tidak muncul.

Cara membuat rombongan belajar dari EMIS

Setelah mapel siap, langkah berikutnya adalah membuat rombongan belajar atau rombel. Di EMIS GTK baru, proses ini tidak dilakukan manual dari nol, melainkan ditarik langsung dari EMIS pusat.

Namun, ada satu detail penting yang sering terlewat.

1. Gunakan fitur tarik dari EMIS
Masuk ke menu rombel, lalu pilih opsi tarik data dari EMIS.

2. Login ulang jika sesi berakhir
Kadang muncul notifikasi sesi berakhir. Solusinya cukup logout, login kembali ke EMIS, lalu refresh halaman.

3. Centang dan proses data rombel
Ini yang sering dilewatkan. Setelah rombel muncul, kamu harus mencentang dan klik proses agar benar-benar masuk ke sistem EMIS GTK baru.

Tanpa langkah ini, rombel hanya terlihat sementara, tapi belum benar-benar aktif di sistem.

Dalam praktiknya, setelah diproses, semua rombel langsung muncul lengkap, termasuk nama wali kelasnya. Tapi jika ada perubahan, seperti ganti wali kelas, biasanya harus dilakukan dari EMIS pusat terlebih dahulu.

Bagaimana menyusun jadwal mengajar PTK

Ini bagian paling krusial sekaligus paling memakan waktu. Karena di sinilah semua data—mapel, rombel, dan PTK—bertemu dalam satu sistem.

Langkah awalnya dimulai dari membuat model jadwal.

1. Buat model jadwal terlebih dahulu
Misalnya “Reguler 2025 Semester 2”, lalu tentukan jumlah jam maksimal per hari dan hari libur.

2. Pilih rombel dan mata pelajaran
Setelah model dibuat, baru masuk ke penyusunan jadwal per guru.

3. Tentukan slot hari dan jumlah jam
Misalnya Bahasa Inggris diajarkan 5 jam per minggu, maka harus disesuaikan dengan slot yang tersedia.

4. Simpan dan cek hasilnya
Setiap jadwal yang berhasil disimpan akan langsung tercatat dalam sistem.

Yang sering jadi kendala adalah ketidaksesuaian antara jumlah jam yang dipilih dengan alokasi mapel. Misalnya memilih 6 jam, padahal alokasi hanya 5 jam per minggu. Sistem biasanya akan memberikan peringatan.

Selain itu, ada juga kebingungan soal jurusan, terutama bagi madrasah yang sudah menggunakan Kurikulum Merdeka. Karena di sistem masih muncul opsi seperti MIPA atau IPS, padahal seharusnya sudah tidak ada peminatan.

Ini menunjukkan bahwa sistem masih dalam tahap penyesuaian.

Kenapa jadwal harus disusun sampai tuntas sebelum aktivasi

Jawabannya sederhana, karena aktivasi madrasah bergantung pada kelengkapan jadwal seluruh guru.

Dalam contoh kasus, dari total 46 guru, baru 1 yang memiliki jadwal. Artinya masih ada 45 guru lagi yang harus diatur.

Proses ini memang terasa seperti pekerjaan besar, tapi tidak bisa dihindari.

Ada beberapa alasan kenapa ini penting:

1. Validasi beban kerja guru
Jadwal menjadi dasar untuk melihat apakah jam mengajar sudah sesuai.

2. Integrasi data antar sistem
Data jadwal akan digunakan untuk berbagai kebutuhan lain, termasuk laporan dan kebijakan.

3. Syarat mutlak aktivasi
Tanpa jadwal lengkap, sistem tidak akan mengizinkan aktivasi madrasah.

Seorang operator bahkan sempat menyebut ini sebagai “PR besar” karena harus mengatur puluhan guru dan puluhan rombel secara detail.

Penutup

Kalau dilihat dari luar, proses generate mapel, membuat rombel, hingga menyusun jadwal di EMIS GTK baru memang terasa panjang. Tapi sebenarnya semuanya sudah dibuat berurutan dan saling terhubung.

Masalah biasanya muncul bukan karena sistemnya rumit, tapi karena ada satu langkah kecil yang terlewat—entah lupa generate mapel, belum memproses rombel, atau jadwal yang belum lengkap.

Semakin sering dicoba, semakin terasa polanya. Dan ketika nanti sistem ini benar-benar digunakan penuh, kamu tidak lagi mulai dari nol, tapi sudah punya gambaran jelas bagaimana mengelolanya dari awal sampai akhir.